Intranets ¿son realmente útiles?

Hace unos años era la tendencia de moda, todas las empresas querían tener su propia Intranet. Ahora con el auge de las redes sociales parece que han pasado a un segundo plano, pero siguen siendo una herramienta útil si se llevan acabo de forma correcta o pueden transformarse en un saco sin fondo de inversiones si no se siguen algunas reglas básicas.

Hay un sin fin de tipos de redes internas, supongo que una por cada empresa. Porque aunque muchas siguen patrones similares, las redes internas o intranet deben ajustarse a la estructura de la empresa y a su particular forma de trabajar.

No hace mucho tuve la oportunidad de conocer a algunas personas de Sun Microsystems donde trabajan directamente en red y podían llevarse su sesión de usuario a cualquier ordenador con su tarjeta de empleado, cada ordenador disponía de un lector para estar tarjetas. Un conocido banco español ofrecía a sus empleados hace algunos años una Intranet para interaccionar entre ellos, donde plantear desde dudas profesionales y experiencias, hasta colgar ofertas para vender el coche o irse de vacaciones.

En otra empresa su intranet permitía ver la estructura jerárquica y departamental de la empresa, algo muy útil para aprenderte los nombres de los compañeros pertenecientes a otros departamentos y poder llamar a cada uno por su nombre (un detalle que se agradece). La misma intranet permitía gestionar la reserva de salas de reuniones y material necesario desde tu ordenador.

Al igual que estos ejemplos, hay otros tantos (muchos) que no han sido tan positivos y han supuesto costosas inversiones para las empresas sin lograr los resultados esperados, simplemente porque no se planificaron de forma adecuada. Dejarme exponer algunos conceptos básicos a tener en cuenta (que no son los únicos ni seguramente los más importantes)

  • En primer lugar, una Intranet no puede ser ajena a la filosofía de la empresa ni a sus trabajadores.
  • Tampoco puede ser ajena al negocio (para eso ya está Facebook).
  • Debe cumplir una función clara: puede ayudar a sus empleados a trabajar mejor o cumplir objetivos corporativos que mejoren la comunicación, la productividad, etc.
  • No se debe pedir lo imposible: si aun empleado le resulta más sencillo descolgar un teléfono o mandar un mail a otro compañero que usar la Intranet… nunca lograrás convencerlo para que lo haga.
  • Se debe tratar que los procesos, la comunicación, flexibilidad, movilidad, etc… sea (mucho) más sencilla.
  • Y, sobre todo, debemos recordar: una Intranet se crea para conectar personas… importante no olvidarlo.
Muchas veces, este tipo de proyectos suele surgir de lo más arriba y se trata de imponer una visión a la base de la empresa sin realmente pararse a pensar si están creando algo realmente útil para sus empleados. La comunicación vertical dentro de la empresa es fundamental para que este tipo de proyectos de resultado, al igual que la capacidad de adaptación y cambio ante los comentarios y sugerencias que lleguen desde abajo. Creo que en esto la empresa Toyota fue pionera y creo la metodología Kaizen.
Por otro lado, la formación interna debe ser otra de las puntas de lanzas. Facilitar a los empleados con herramientas y formación que les permita aprovechar y entender las ventajas y beneficios que les aportan este tipo de redes es indispensable. Bueno, si estamos creando una plataforma para gestionar sus vacaciones, poco hay que explicar, pero si lo que estamos creando es una completa y completa intranet, que permita conectar las distintas unidades de negocio de cualquier país, departamento y área… la cosa se complica. Pensar que a veces pequeños cambios en tareas cotidianas causan de vez en cuando algunos días de confusión, imaginar lo que puede producir un cambio importante en la organización si no se prepara bien.
Así que es importante tener presente:
  • Realizar una buena planificación
  • Prepararse para adaptarse y modificaciones aquello que se vea que no funciona
  • Formar y mostrar a todos los empleados sus ventajas
Tener una buena intranet en la empresa puede ser un gran avance, pero también puede ser un verdadero quebradero de cabeza si no hace de forma correcta.

 

2 comentarios en “Intranets ¿son realmente útiles?

  1. En la empresa la situación está así:

    20 empleados en una sala sin muros ni puertas. De un vistazo puedes ver:

    – Si tu compañero está hablando por teléfono (ya llamaré cuando cuelgue).
    – Si la sala de reuniones está ocupada.
    – A veces empiezas a explicarle algo al de al lado pero al final le dices: “bueno, te mando un mail que sino te voy a liar…”
    – Al final el propio outlook se convierte en la herramienta para citar a reuniones, cenas, noticias…

    Al final está claro que una pyme es una pyme y no es necesario muchas veces tener una intranet. Pero el que trabaje en una empresa grande y monstruosa necesita no estar aislado.

    Necesitas muros para sostener el edificio y necesitas comunicación interna para sostener la empresa. Así es.

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